Как конвертировать числа в текст в Excel (5 простых способов)

Готовите ли вы отчеты, очищаете наборы данных или автоматизируете счета-фактуры, иногда вам нужно, чтобы числа в Excel вели себя как текст. Например, вы можете захотеть сохранить ведущие нули в почтовых индексах, отображать идентификаторы как текст или форматировать числовые значения с помощью определенных символов и шаблонов.

Преобразование чисел в текст гарантирует, что Excel перестанет рассматривать эти значения как числовые данные, предотвращая автоматическое округление, нежелательные вычисления или форматирование в научном виде. К счастью, Excel предоставляет несколько встроенных и программных способов справиться с этой задачей.

В этой статье мы рассмотрим пять эффективных методов преобразования чисел в текст в Excel — от простых приемов форматирования до автоматизированных решений с использованием VBA и Python (Spire.XLS). Каждый метод служит для разных нужд, поэтому вы можете выбрать тот, который лучше всего подходит для вашего рабочего процесса.

Обзор методов:

• Метод 1. Использование инструментов форматирования ячеек Excel
• Метод 2. Использование инструмента "Текст по столбцам"
• Метод 3. Использование функций Excel, возвращающих текст
• Метод 4. Использование макроса VBA
• Метод 5. Использование автоматизации на Python

Зачем конвертировать числа в текст?

Числа в Excel обычно хранятся в числовом формате, что позволяет выполнять вычисления, использовать формулы и создавать диаграммы. Однако во многих реальных случаях они нужны вам в виде текстовых строк. Вот несколько причин, почему:

• Сохранение целостности данных: сохраняйте номера телефонов, идентификаторы сотрудников или почтовые индексы в точности так, как они были введены (например, «00123» вместо «123»).
• Избегание ошибок в вычислениях: при объединении наборов данных числовые значения могут случайно суммироваться или округляться; преобразование их в текст предотвращает это.
• Повышение гибкости форматирования: числа в текстовом формате позволяют использовать настраиваемые префиксы, суффиксы и стили отображения (например, «USD 123.00»).
• Обеспечение согласованности при экспорте: при экспорте данных в другие системы (базы данных, CSV или API) текстовый формат гарантирует, что значения останутся неизменными.
• Включение автоматизации и написания сценариев: некоторые автоматизированные процессы требуют строковых входных данных вместо числовых.

Метод 1. Использование инструментов форматирования ячеек Excel

Один из самых простых способов преобразовать числа в текст — это функция Excel Формат ячеек. Этот метод не требует формул или кода и подходит для небольших и средних наборов данных.

Шаги:

1. Выберите ячейки, содержащие числа.



2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек .



3. На вкладке Число выберите Текст .



4. Нажмите OK .
5. Повторно введите числа (или нажмите F2 → Enter, чтобы обновить существующие значения).

Теперь Excel будет рассматривать эти значения как текст, а не как числа. Вы можете убедиться в этом, проверив, что содержимое ячейки выровнено по левому краю и что в верхнем левом углу появился маленький зеленый треугольник (индикатор текста).

Альтернатива:

Если вы предпочитаете ручной подход, вы можете добавить апостроф (') перед числом. Excel интерпретирует это как текст, но скрывает апостроф при отображении.

Плюсы:

• Быстро и интуитивно понятно.
• Не требуются формулы или кодирование.

Минусы:

• Не идеально для очень больших наборов данных.
• Необходимо повторять при добавлении новых данных.

Метод 2. Использование инструмента "Текст по столбцам"

Если вы хотите преобразовать числа в текст без использования формул или кодирования, функция Excel Текст по столбцам — это быстрый и практичный метод. Он позволяет переформатировать числовые значения в обычный текст в их исходных ячейках.

Шаги:

1. Выберите диапазон, содержащий числа, которые вы хотите преобразовать.
2. Перейдите на вкладку Данные → нажмите Текст по столбцам .



3. В Мастере преобразования текста в столбцы , выберите С разделителями → нажмите Далее .



4. Пропустите параметры разделителя → снова нажмите Далее.



5. В Формате данных столбца , выберите Текст .



6. Нажмите Готово .

После применения функции "Текст по столбцам" числа сохраняются как текстовые значения непосредственно в их исходных ячейках (на что указывает маленький зеленый треугольник в углу).

Плюсы:

• Преобразует числа в текст на месте.
• Нет необходимости во вспомогательных столбцах или формулах.
• Работает во всех версиях Excel.

Минусы:

• Ручной процесс (не динамический).
• Необходимо повторять при добавлении новых данных.

Метод 3. Использование функций Excel, возвращающих текст

Excel предлагает несколько функций, которые могут преобразовывать числа в текст непосредственно в формулах. Две из самых полезных — это ТЕКСТ() и ЗНАЧКАТЕКСТ() .

Вариант 1: Функция ТЕКСТ

Функция ТЕКСТ() преобразует числовое значение в текст, позволяя указать пользовательский формат.

Синтаксис:

=ТЕКСТ(значение; формат)

Примеры:

Функция ТЕКСТ() особенно полезна, когда вы хотите, чтобы ваш текстовый вывод следовал определенному числовому, датовому или валютному формату.

Совет: комбинируйте ТЕКСТ() с другими текстовыми функциями, такими как СЦЕП(), TEXTJOIN() или оператором амперсанда (&), чтобы создавать описательные строки:

="Общая сумма: " & ТЕКСТ(A1; "# ##0,00 ₽")

Вариант 2: Функция ЗНАЧКАТЕКСТ (Excel 365 / Excel 2021 и новее)

Если вы используете современную версию Excel, функция ЗНАЧКАТЕКСТ() обеспечивает более прямое и гибкое преобразование.

Синтаксис:

=ЗНАЧКАТЕКСТ(значение; [формат])

Параметры:

• значение — число, которое вы хотите преобразовать.
• [формат] — необязательный; используйте 0 для простого текста или 1 для вывода, совместимого с JSON.

Примеры:

Эта функция особенно полезна при работе с динамическими массивами, сценариями автоматизации или экспорте данных, которые должны оставаться текстовыми.

Плюсы:

• Основан на формулах и гибок.
• Динамически работает с изменяющимися данными.
• Поддерживает настройку форматирования.

Минусы:

• ЗНАЧКАТЕКСТ() требует более новых версий Excel.
• Результаты зависят от правильных строк формата.

Совет: Замените исходные числа текстовыми значениями

Когда вы используете формулы, такие как ТЕКСТ() или ЗНАЧКАТЕКСТ(), Excel отображает преобразованный текст только в ячейках с формулами — он не перезаписывает ваши исходные числа.

Чтобы навсегда заменить числа их текстовыми эквивалентами:

1. Введите формулу в пустой столбец (например, столбец B).
2. Убедитесь, что результаты выглядят правильно.
3. Выберите ячейки с формулами и скопируйте их.
4. Щелкните правой кнопкой мыши по исходному числовому столбцу → выберите Специальная вставка → Значения .
5. Удалите вспомогательный столбец, если он вам больше не нужен.

Метод 4. Использование макроса VBA

Для пользователей, которым часто требуется преобразовывать числа в текст, создание макроса VBA предлагает автоматизацию и гибкость. С помощью всего нескольких строк кода вы можете преобразовать весь диапазон одним щелчком мыши.

Шаги:

1. Нажмите Alt + F11, чтобы открыть редактор VBA.
2. Нажмите Вставка → Модуль .



3. Вставьте следующий код:

Sub ConvertNumbersToText()
    Dim cell As Range
    For Each cell In Selection
        If IsNumeric(cell.Value) Then
            cell.Value = CStr(cell.Value)
        End If
    Next cell
End Sub

4. Закройте редактор и вернитесь в Excel.
5. Выберите диапазон чисел, которые вы хотите преобразовать.
6. Нажмите Alt + F8 , выберите ConvertNumbersToText , и нажмите Выполнить .

Excel просмотрит ваш выбор и преобразует все числовые значения в текстовые строки с помощью функции VBA CStr().

Плюсы:

• Полностью автоматизирован.
• Работает с большими диапазонами данных.
• Может быть использован в любое время.

Минусы:

• Требует включения макросов.
• Может быть ограничено некоторыми организационными политиками.

Совет: если вы хотите сохранить исходное числовое форматирование, вы можете улучшить макрос, добавив дополнительную логику с помощью функции Format() вместо CStr().

Метод 5. Использование автоматизации на Python (с Spire.XLS for Python)

Если вы работаете с файлами Excel программно, Spire.XLS for Python предоставляет простой и надежный способ преобразования чисел в текст непосредственно в ваших скриптах. Этот подход особенно ценен для крупномасштабной автоматизации, пакетной обработки или веб-систем.

Пример кода:

from spire.xls import *
from spire.xls.common import *

# Create a Workbook object
workbook = Workbook()

# Load an Excel document
workbook.LoadFromFile("C:\\Users\\Administrator\\Desktop\\Employee.xlsx")

# Get a specific worksheet
worksheet = workbook.Worksheets[0]

# Get a cell range
cellRange = worksheet.Range["F2:F9"]

# Convert numbers in the cell range to text
cellRange.NumberFormat = " @"

# Save the workbook to a different Excel file
workbook.SaveToFile("output/NumbersToText.xlsx", ExcelVersion.Version2013)

# Dispose resources
workbook.Dispose()

Как это работает

1. Управление книгой: объект Workbook позволяет загружать и работать с существующими файлами Excel с помощью метода LoadFromFile.
2. Доступ к листу: каждая книга может содержать несколько листов, к которым можно получить доступ по индексу.
3. Выбор диапазона ячеек: метод Range определяет конкретные строки и столбцы для манипулирования данными.
4. Форматирование ячеек: установка свойства NumberFormat в значение " @" преобразует формат ячейки из числового в текстовый.
5. Сохранение изменений: метод SaveToFile сохраняет измененную книгу в новый или существующий файл.

Для получения более подробных инструкций ознакомьтесь с полным руководством: Преобразование текста в числа и чисел в текст в Excel на Python

Плюсы:

• Идеально подходит для массовых и автоматизированных преобразований.
• Работает без запуска Excel.
• Легко интегрируется в конвейеры данных или веб-приложения.

Минусы:

• Требуется установка и использование Spire.XLS.
• Лучше всего подходит для пользователей, знакомых с написанием сценариев на Python.

Как комплексная библиотека Python для Excel, Spire.XLS позволяет программистам легко управлять и настраивать форматирование Excel с помощью кода. Хотите узнать больше? Ознакомьтесь с этим руководством: Форматирование Excel с помощью Python

Сравнительная таблица: какой метод выбрать?

Итог

Преобразование чисел в текст в Excel может быть настолько простым или сложным, насколько вам это нужно. Для большинства пользователей инструменты форматирования ячеек Excel и функция Текст по столбцам предоставляют быстрые встроенные способы изменения числовых данных в текст без использования каких-либо формул.

Если вам нужен больший контроль или требуются форматированные текстовые выводы, функции Excel ТЕКСТ и ЗНАЧКАТЕКСТ являются гибкими вариантами, которые позволяют настраивать стили отображения или комбинировать числа с описательным текстом. Для более крупных или повторяющихся задач преобразования автоматизация с помощью макросов VBA или Spire.XLS for Python предлагает скорость, точность и масштабируемость — идеально для рабочих процессов на уровне предприятия.

При выборе метода учитывайте, как часто вы будете выполнять задачу, нужны ли вам динамические обновления и является ли автоматизация приоритетом. С помощью этих пяти методов вы можете эффективно преобразовывать числа в текст в Excel, независимо от вашего уровня квалификации или размера данных.

Часто задаваемые вопросы

В1: Повлияет ли преобразование чисел в текст на вычисления?

Да. Как только значение станет текстом, Excel перестанет рассматривать его как числовое в таких формулах, как СУММ или СРЗНАЧ.

В2: Преобразует ли изменение формата ячейки на «Текст» существующие числа автоматически?

Нет. Вам нужно будет повторно ввести или обновить значения (нажать F2 → Enter) после изменения формата.

В3: Могу ли я преобразовать числа в текст, не теряя форматирования?

Да. Используйте функцию ТЕКСТ() и укажите желаемую строку формата (например, "0,00" или "# ##0,00 ₽").

В4: Могу ли я обратить процесс и снова превратить текст в числа?

Конечно. Используйте функцию ЗНАЧЕН() или преобразуйте формат столбца обратно в «Числовой».

В5: Является ли Spire.XLS бесплатным для использования?

Spire.XLS предлагает как бесплатную, так и коммерческую версию. Бесплатная версия поддерживает большинство общих функций для малых и средних задач.

Вам также может быть интересно

• Как удалить пустые строки в Excel: 5 простых методов
• Как автоматически подогнать ширину столбца в Excel (5 способов)
• Как разделить листы Excel на несколько файлов (3 способа)
• Как удалить дубликаты строк из Excel - 6 простых способов