Преобразование PDF в PDF/A: 4 простых способа

Конвертация PDF в PDF/A гарантирует, что ваши документы будут сохранены на долгий срок, соответствовать нормативным требованиям и оставаться доступными в различных системах. Независимо от того, работаете ли вы с юридическими, правительственными или корпоративными документами, PDF/A гарантирует читаемость и согласованность. В этом руководстве рассматриваются четыре распространенных подхода: использование Adobe Acrobat Pro DC, бесплатных онлайн-конвертеров, Ghostscript и программирования на Python.

Быстрая навигация

• Что такое PDF/A
• Зачем конвертировать PDF в PDF/A
• Способ 1: Конвертация PDF в PDF/A с помощью Adobe Acrobat Pro DC
• Способ 2: Конвертация PDF в PDF/A с помощью бесплатных онлайн-конвертеров
• Способ 3: Конвертация PDF в PDF/A с помощью Ghostscript
• Способ 4: Пакетная конвертация файлов PDF в PDF/A с использованием Python
• Устранение распространенных проблем при конвертации PDF в PDF/A
• Заключение: Как выбрать правильный метод

Что такое PDF/A?

PDF/A — это стандартизированная по ISO версия PDF, разработанная специально для долгосрочного архивирования. В отличие от обычных PDF, PDF/A ограничивает использование функций, которые могут поставить под угрозу стабильность документа в будущем.

Ключевые характеристики PDF/A

PDF/A устанавливает строгие правила для обеспечения долговечности и согласованности, включая:

• Все шрифты должны быть встроены (нет зависимостей от внешних шрифтов)
• Нет аудио, видео или мультимедийных элементов
• Нет шифрования или защиты паролем
• Стандартизированные цветовые профили для последовательного отображения
• Нет внешних ссылок, что гарантирует полную самодостаточность документа

Версии PDF/A

PDF/A существует в нескольких версиях, каждая из которых предназначена для удовлетворения конкретных потребностей в архивировании и сохранении документов. В таблице ниже приведены основные версии PDF/A и их идеальные варианты использования:

Зачем конвертировать PDF в PDF/A?

Есть несколько причин, по которым может потребоваться преобразование PDF в PDF/A:

• Долгосрочное хранение: PDF/A гарантирует, что документы останутся доступными и пригодными для использования в течение многих лет, что делает его идеальным для юридических, правительственных и архивных целей.
• Соответствие нормативным требованиям: Некоторые отрасли, включая юриспруденцию и здравоохранение, требуют хранения документов в формате PDF/A для соответствия таким нормам, как ISO 19005.
• Согласованность при просмотре: Поскольку PDF/A встраивает все шрифты, изображения и другие ресурсы, документ будет отображаться одинаково в разных системах без зависимости от внешних файлов.

Способ 1: Конвертация PDF в PDF/A с помощью Adobe Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC остается отраслевым стандартом для работы с PDF. Он предоставляет наиболее стабильный и точный способ преобразования PDF в PDF/A со встроенными инструментами проверки.

Шаги:

1. Откройте PDF, который вы хотите преобразовать, в Adobe Acrobat Pro DC.

2. Перейдите в Файл > Сохранить как другое > Архивируемый PDF (PDF/A).

   

3. Выберите желаемый стандарт PDF/A (например, PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a или PDF/A-2b).

4. Сохраните файл PDF/A.

Плюсы:

• Простота использования с профессиональным инструментом.
• Поддерживает различные стандарты PDF/A.
• Обеспечивает соответствие требованиям PDF/A.

Минусы:

• Требуется Adobe Acrobat Pro DC, которое является платным программным обеспечением.

Способ 2: Конвертация PDF в PDF/A с помощью бесплатных онлайн-конвертеров

Если вам нужны лишь периодические преобразования и вы предпочитаете не устанавливать программное обеспечение, бесплатные онлайн-конвертеры, такие как PDF2GO и AvePDF, предоставляют быстрое и доступное решение. Эти инструменты работают полностью в вашем браузере, что делает их идеальными для неконфиденциальных документов.

Шаги (на примере PDF2GO):

1. Посетите бесплатный онлайн-конвертер PDF в PDF/A от PDF2GO.
2. Нажмите Выберите файл, чтобы загрузить ваш PDF, или перетащите файл в указанную область.
3. Выберите желаемый стандарт PDF/A в качестве выходного формата.
4. Нажмите Начать, чтобы начать процесс преобразования.
5. Загрузите версию вашего документа в формате PDF/A.

Плюсы:

• Бесплатно для использования.
• Не требуется установка программного обеспечения.
• Быстро и легко для периодических преобразований.

Минусы:

• Онлайн-инструменты могут иметь ограничения по размеру файла.
• Не идеально для конфиденциальных документов из-за потенциальных рисков безопасности.

Способ 3: Конвертация PDF в PDF/A с помощью Ghostscript

Ghostscript — это мощный инструмент командной строки с открытым исходным кодом, широко используемый для автоматизированной обработки PDF. Он предлагает гибкий и бесплатный способ преобразования PDF в документы, соответствующие стандарту PDF/A.

Шаги:

1. Загрузите и установите Ghostscript с его официального сайта.

2. Откройте окно командной строки или терминала.

3. Выполните следующую команду для преобразования вашего PDF-файла в PDF/A (пример для PDF/A-1b):

   D:\Applications\Ghostscript\gs10.06.0\bin\gswin64.exe -dPDFA=1 -dBATCH -dNOPAUSE -sProcessColorModel=DeviceRGB -sDEVICE=pdfwrite -sPDFACompatibilityPolicy=1 -sColorConversionStrategy=UseDeviceIndependentColor -sOutputFile="C:/Users/Administrator/Documents/output.pdf" "C:/Users/Administrator/Documents/input.pdf"
   

   Важно:

   • Замените "D:\Applications\Ghostscript\gs10.06.0\bin\gswin64.exe" на фактический путь к вашему исполняемому файлу Ghostscript (gswin64.exe).
   • Замените C:/Users/Administrator/Documents/input.pdf на путь к вашему исходному PDF-файлу, а C:/Users/Administrator/Documents/output.pdf на желаемое имя и местоположение для вашего преобразованного файла.

Плюсы:

• Бесплатный и с открытым исходным кодом.
• Высокая настраиваемость.
• Идеально подходит для автоматизации.

Минусы:

• Требует знаний командной строки.
• Более сложная настройка по сравнению с графическими инструментами.

Способ 4: Пакетная конвертация файлов PDF в PDF/A с использованием Python

Для пользователей, предпочитающих программный подход, Python является отличным выбором, особенно для пакетной обработки или интеграции преобразования PDF в PDF/A в приложения или серверные службы. С помощью библиотек, таких как Spire.PDF for Python, вы можете легко выполнять пакетное преобразование нескольких PDF-файлов в PDF/A. Кроме того, библиотека также поддерживает преобразование PDF в Word и другие форматы, что делает ее универсальным инструментом для конвертации документов.

Шаги:

1. Установите Spire.PDF из PyPI с помощью следующей команды:

   pip install spire-pdf
   

2. Напишите скрипт на Python для пакетного преобразования нескольких PDF-файлов в формат PDF/A-1b:

   import os
   from spire.pdf import *
   
   # Определите пути к входной и выходной папкам
   inputFolder = "path/to/your/input/folder/"
   outputFolder = "path/to/your/output/folder/"
   
   # Получите список всех PDF-файлов во входной папке
   pdfFiles = [f for f in os.listdir(inputFolder) if f.endswith('.pdf')]
   
   # Пройдитесь по каждому PDF-файлу и преобразуйте его
   for pdfFile in pdfFiles:
       # Сконструируйте полные пути к входному и выходному файлам
       inputFile = os.path.join(inputFolder, pdfFile)
       outputFile = os.path.join(outputFolder, f"ToPdfA1B_{pdfFile}")
   
       # Создайте объект PdfStandardsConverter
       converter = PdfStandardsConverter(inputFile)
   
       # Выполните преобразование PDF в PDF/A-1b
       converter.ToPdfA1B(outputFile)
       print(f"Преобразовано: {inputFile} в {outputFile}")
   
   print("Пакетное преобразование завершено.")
   

   

Плюсы:

• Идеально подходит для пакетной обработки и автоматизации.
• Может быть интегрирован в существующие рабочие процессы или приложения.

Минусы:

• Требует знаний программирования на Python.
• Необходимо установить библиотеку Spire.PDF.

Для получения более подробных настроек по этому преобразованию, пожалуйста, посетите официальное руководство Spire.PDF: Python: Преобразование PDF в PDF/A и наоборот.

Устранение распространенных проблем при конвертации PDF в PDF/A

При преобразовании PDF в PDF/A вы можете столкнуться с ошибками проверки или неудачным экспортом. Ниже приведены наиболее распространенные проблемы и их быстрые решения:

• Отсутствующие или невстроенные шрифты
  • Симптомы: Ошибка "Шрифт не встроен" или неправильное отображение текста.
  • Решение: Встройте все шрифты или замените неподдерживаемые шрифты стандартными (например, Arial, Times New Roman).
• Проблемы с прозрачностью или слоями
  • Симптомы: Сбой преобразования из-за прозрачности или слоев (особенно для PDF/A-1).
  • Решение: Используйте PDF/A-2b или PDF/A-3b, или сведите прозрачность перед преобразованием.
• Внешние ссылки, вложения или мультимедиа
  • Симптомы: Преобразование заблокировано из-за внешнего содержимого (вложения, JavaScript, мультимедиа).
  • Решение: Удалите вложения или преобразуйте их в статическое содержимое, а также удалите скрипты или мультимедийные элементы.
• Неправильные цветовые профили
  • Симптомы: Ошибки проверки, связанные с цветовыми профилями.
  • Решение: Примените стандартный цветовой профиль (например, sRGB) и убедитесь, что изображения используют поддерживаемые цветовые пространства.
• Сбой проверки после экспорта
  • Симптомы: Преобразование завершается, но файл не соответствует стандарту PDF/A.
  • Решение: Проверьте с помощью таких инструментов, как veraPDF, Adobe Acrobat Preflight или онлайн-валидаторов PDF/A, чтобы выявить и исправить ошибки.
• Зашифрованные или защищенные паролем PDF-файлы
  • Симптомы: Преобразование не разрешено из-за защиты паролем.
  • Решение: Удалите настройки безопасности или пароли перед преобразованием.

Заключение: Как выбрать правильный метод

Преобразование PDF в PDF/A имеет решающее значение для обеспечения долговечности, доступности и соответствия документов. Лучший метод преобразования PDF в PDF/A зависит от ваших конкретных потребностей:

• Для периодических преобразований: бесплатные онлайн-инструменты — это быстрый и простой вариант.
• Для профессиональных и соответствующих требованиям преобразований: Adobe Acrobat Pro DC — самый надежный выбор.
• Для тех, кто предпочитает инструменты с открытым исходным кодом: Ghostscript предлагает надежное, хотя и требующее работы в командной строке, решение.
• Для автоматизации или пакетной обработки: Python идеально подходит для интеграции в более крупные системы.

Совет: Независимо от выбранного вами метода, всегда проверяйте преобразованные файлы на соответствие стандарту PDF/A и храните резервные копии оригинальных документов.

Часто задаваемые вопросы: PDF в PDF/A

В1: Что такое PDF/A?

О1: PDF/A — это стандартизированный по ISO формат PDF, предназначенный для долгосрочного архивирования. Он встраивает все шрифты, метаданные и цветовые профили, чтобы обеспечить одинаковое отображение документов в будущем.

В2: Могу ли я бесплатно преобразовать PDF в PDF/A?

О2: Да, бесплатные инструменты, такие как PDF2GO и Ghostscript, позволяют бесплатно преобразовывать в PDF/A.

В3: Совместим ли PDF/A со всеми программами для чтения PDF?

О3: Большинство современных программ для чтения PDF поддерживают PDF/A, но некоторые расширенные функции могут не отображаться в старом программном обеспечении.

В4: Какую версию PDF/A мне следует использовать?

О4: Для простого архивирования достаточно PDF/A-1b. Для современных функций, таких как слои и вложения, рекомендуется PDF/A-2 или PDF/A-3.

В5: Могу ли я автоматизировать преобразование в PDF/A для нескольких файлов?

О5: Да, с помощью программных инструментов, таких как Spire.PDF или скрипты Ghostscript, возможна пакетная обработка.

Смотрите также

• 5 эффективных способов преобразовать PDF в черно-белый
• Преобразование таблицы PDF в Word – точные и надежные методы
• Снять защиту с PDF (с паролем или без)
• Извлечь страницы из PDF бесплатно — Adobe не нужен